WiseFiling - ארכיון תיקים ממוחשב

תוכנת WiseFiling הינה מערכת ייחודית שפותחה במיוחד לניהול ארכיון תיקים דיגיטלי. לדוגמא:  תיקי כוח-אדם, תיקי יבוא, תיקי פרוייקטים, תיקי לקוחות ועוד. למערכת ממשק תיוק, מפתוח וניהול היררכי לחוצצים קבועים או משתנים, ומאפשרת הן סריקה חכמה והן אחיזור המידע מהתיק או הפרויקט הרלוונטי בשניות ספורות.
המערכת סורקת את המסמכים,  ממפתחת בקליק כל סוג מסמך, לדוגמא: תיק עובד שלמה ברמן => טפסי 106, חופשות, מחולת, הסכמי שכר וכד', ומתייקת אותם בתיק המתאים, תחת החוצץ המתאים.
כל מסמך ניתן לאיתור דיגיטלי בלחיצת כפתור מבלי לנבור בקלסרים.
המערכת מתממשקת בקלות וביעילות למערכות קיימות.

המערכת בנויה לשמש ארכיון למשרד מקומי, או ברשת ארגונית מקיפה, ומסוגלת לקלוט מסמכים ממגוון עמדות, כולל כאלה שאינן מקושרות זו לזו באמצעות שרת, לדוגמא משרדים במקומות שונים בארץ.

למערכת ממשק ייחודי הניתן להתאמה בקליק לסוגי החומר השונים של כל משתמש. ניתן לתייק אוטומטית/חצי אוטומטית לפי נושאים, לקוחות, תאריכים, מספרי תיק בבית-משפט ועוד.

מאפייני המערכת העיקריים:

1. תפעול בקליק – הפעלה בלחיצת כפתור, ויצירה אוטומטית של ארכיון דיגיטלי.
2. אופציה לזיהוי אוטומטי של מספרי תיקים בבית משפט המופיעים במיקום כלשהו במסמכי הקלט.
3. עיבוד מרכזי של קלט ממספר לא-מוגבל של עמדות ברשת: מצרכנים שונים ברשת, מסורקים שונים, פקסים וכד'.
4. אופציה לעיבוד אוטומטי כל מסמך המגיע לכתובות דוא"ל ספציפיות. ניתן לנתב אוטומטית, לתיקיות מוגדרות מראש, מסמכים המצורפים לדוא"ל הממוען לכתובות המוגדרות מראש.
5. אופציה להטביע חתימה דיגיטלית מאושרת למניעת שינוי ים על המסמך וקבילות משפטית מלאה.
6. אופציה לגיבוי אוטומטי של כל מסמך באתר מוגן ומוצפן באינטרנט, באופן שבמקרי קטסטרופה באתר הלקוח – כל ארכיון-המסמכים ניתן לשיחזור במהירות.
7. פעולה אוטומטית ברקע, כמוניטור הפועל כל הזמן ללא התערבות מפעיל. כל מסמכי הקלט ממופתחים אוטומטית עפ"י כל מילות המפתח המאותרות בהם,  ליצירת ארכיון בר- איחזור.
8. הטבעה דיגיטלית של חותמות כגון "נתקבל" או "דואר יוצא" על המסמכים הדיגיטליים ללא הדפסתם, כולל שעה ותאריך מדוייקים, באופן אוטומטי.